Gmail Hacking: Trik Menciptakan Inbox yang Rapi dan Terorganisir
Melanjutkan bahasan sebelumnya terkait mengelola email untuk produktivitas. Kali ini saya akan bahas beberapa trik untuk menciptakan inbox Gmail yang rapi dan terorganisir. Saya mengistilahkannya dengan Gmail Hacking.
Ada tiga trik yang akan saya bagikan untuk Anda.
- Pertama, optimasi label.
- Kedua, optimasi username.
- Ketiga, optimasi filter.
Langsung kita bahas yuk. Bagi yang ingin nonton videonya, scroll saja ke bawah. Di bawah saya sudah sisipkan video terkait hal ini.
Optimasi Label
Kita bisa gunakan label sebagai folder kategori. Misalnya, saya membuat label sebagai berikut dalam inbox Gmail:
- Article to Read: berisi artikel/newsletter yang perlu dibaca.
- Business Document: arsip dokumen bisnis (proposal, draft kontrak dsb).
- Business Finance: arsip keuangan bisnis (tagihan, bukti pembayaran, laporan keuangan dsb).
- Personal Document: arsip dokumen pribadi.
- Personal Finance: arsip keuangan pribadi.
- Client Conversation: arsip percakapan/diskusi/konsultasi dengan klien.
- Need Follow Up: email yang perlu ditindaklanjuti.
- Sent/Waiting For: email yang perlu kita kirimkan dan kita menunggu responnya.
Ini adalah kategori email saya berdasarkan tipe-tipe email yang masuk ke email saya selama ini. Tentu saja Anda bisa membuat kategori yang berbeda. Tergantung pekerjaan dan proses bisnis Anda.
Penggunaan label membuat saya bisa melihat secara sekilas email yang masuk terkait apa. Sehingga saya lebih mudah mengorganisir dan mengelolanya.
Bagaimana cara membuat label? Sangat mudah. Klik “more” di bawah kategori (ada di panel sebelah kiri). Lalu klik “+create new label.” Anda bisa membuat kategori terpisah ataupun disimpan di bawah kategori lainnya.
Optimasi Username
Tahukah Anda bahwa Gmail tidak bisa membedakan titik (.) pada username email kita? Misalnya, alamat email saya adalah darmawanaji.nlp@gmail.com maka Gmail tidak bisa membedakannya dengan email darmawan.aji.nlp@gmail.com atau darma.wanaji.nlp@gmail.com atau darmawanajinlp@gmail.com
Menariknya, setiap email yang kita kirimkan ke alamat email di atas akan tetap masuk ke inbox darmawanaji.nlp@gmail.com
Nah, ini bisa kita manfaatkan. Misalnya, untuk membuat akun di sosial media, bisa saja saya gunakan email darma.wanaji.nlp@gmail.com sementara untuk konsultasi dengan klien saya gunakan darmawan.aji.nlp@gmail.com
Semua masuk ke inbox yang sama. Namun, nanti kita bisa gunakan fitur filter sehingga kita bisa kumpulkan email yang ditujukan ke alamat-alamat tersebut ke folder khusus. Misalnya, untuk email yang ditujukan ke darmawan.aji.nlp@gmail.com akan langsung diarsipkan dan masuk ke folder “Client Conversation” (demonstrasinya bisa dilihat di video di bawah ya).
Optimasi Filter
Trik terakhir yang bisa kita manfaatkan adalah fitur filter. Kita bisa memfilter email yang masuk dan secara otomatis melakukan tindakan sebagai berikut:
- Langsung diarsipkan (skip the inbox).
- Diberi label (bermanfaat bila kita punya folder kategori berdasar label).
- Di-forward ke email lain (bermanfaat bila kita punya asisten atau tim untuk mengurus sebuah tugas tertentu).
- Di-delete.
- Dibintangi, dsb.
Filternya bisa dibuat berdasarkan:
- Alamat email pengirim.
- Alamat email yang dituju (bermanfaat saat kita gunakan multi username seperti dibahas di atas).
- Judul email (subject).
- Mengandung kata-kata tertentu, dsb.
Cara membuat filternya bagaimana?
Langkah ertama, buka email yang ingin Anda filter.
Langkah kedua, tetapkan filternya berdasarkan apa.
Langkah ketiga, tentukan tindakan otomatis apa yang ingin dikenakan ke email yang memenuhi filter tersebut.
Sederhana bukan?
Dengan menerapkan tiga Gmail Hacking ini, Anda akan memiliki inbox yang rapi dan terorganisir. Berikutnya tinggal Anda proses email berdasarkan label/folder/kategorinya. Misalnya:
- Memproses folder “Client Conversation” setiap hari kerja pk.10.00 pagi.
- Memproses folder “Article to Read” setiap Sabtu pk.10.00 pagi, dst.
Menarik?
Berikut saya lampirkan tutorial terkait tiga Gmail Hacking di atas melalui video. Jangan lupa bagikan ke kolega dan beri applaus/claps jika merasa artikel ini bermanfaat.
