3 Prinsip Mengelola Email untuk Produktivitas
Email adalah sarana komunikasi yang memiliki banyak kelebihan dibandingkan media lainnya. Kemampuannya mengirim file dalam ukuran besar, sistem pengarsipan, dan kecepatannya menjadikan email menarik digunakan dalam urusan pekerjaan. Sebagian besar penawaran, proposal dan rancangan kontrak dikirimkan melalui media ini. Tak heran bila saat ini email menjadi media utama komunikasi formal dalam pekerjaan sehari-hari.
Sayangnya, kita juga menggunakan email untuk mendaftar berbagai layanan, membuat akun di media sosial, dan berlangganan konten menarik dari blog yang kita ikuti. Ini membuat inbox email kita penuh dengan email dari berbagai sumber. Kita tidak bisa membedakan mana email yang penting dan mana email yang tidak penting. Tak heran bila kita menjadi kewalahan dengan inbox kita sendiri. Inbox kita kacau seperti laci yang tak pernah dirapikan.
Tentu saja hal di atas membuat kita menjadi tidak produktif. Kita mengalami decision fatigue. Kelelahan mental akibat terlalu banyak memutuskan. Kita perlu mengambil keputusan: apakah ini email penting atau tidak? Apakah saya perlu membukanya atau tidak? Apakah saya perlu menjawabnya atau tidak?
Untuk itulah kita memerlukan sebuah sistem sederhana untuk mengatasi itu semua. Sistem sederhana yang memudahkan kita dalam mengambil keputusan. Sistem sederhana yang membuat kita bisa fokus untuk menuntaskan hal-hal penting alih-alih hal yang artifisial saja. Sistem sederhana yang membuat kita lebih produktif bukan hanya sibuk. Kemampuan kita mengelola dan memanfaatkan email berbanding lurus dengan produktivitas kita sebagai pribadi maupun profesional.
Terkait email, ada tiga prinsip yang perlu kita perhatikan.
- Pertama, kendalikan email Anda.
- Kedua, terapkan zero inbox.
- Ketiga, gunakan aturan 5D.
Mari kita bahas satu per satu.
Kendalikan Email Anda
Kita perlu mengelola email kita secara lebih proaktif. Jangan langsung merespon setiap email yang masuk. Ini membuat Anda dikendalikan oleh email. Kita lah yang harus mengendalikan email kita, bukan sebaliknya.
Apa yang bisa kita lakukan?
- Pisahkan email pribadi dan email pekerjaan. Jika tidak, kita bisa gunakan sistem label untuk membuat kategori yang berbeda (saya akan membahasnya di artikel yang berbeda). Gunakan email pekerjaan hanya untuk bekerja.
- Matikan notifikasi email masuk di handphone atau laptop kita. Jangan membuka email jika tidak siap meresponnya, Buka dan bacalah email ketika Anda siap meresponnya.
- Jadwalkan kapan Anda membuka dan merespon email. Jika Anda tidak terlalu mengandalkan email dalam pekerjaan 1 x 25 menit sehari sudah sangat mencukupi. Namun bagi Anda yang mengandalkan email, gunakan aturan 3 x 25 menit. Buka dan respon email Anda tiga kali: pagi, siang dan sore. Batasi hanya 25 menit saja untuk membaca dan merespon semua email Anda.
Terapkan Zero Inbox
Apa yang dimaksud dengan Zero Inbox? Zero Inbox adalah kondisi saat inbox Anda bersih dan kosong tanpa email. Bisakah kita mencapainya? Tentu saja. Saya sudah lebih dari setahun melakukannya.
Inbox yang kacau seperti laci yang berantakan. Kita jadi stress setiap kali melihat dan mencari sesuatu di dalamnya. Sebaliknya, penerapan zero inbox membuat laci kita menjadi rapi. Ini menciptakan ketenangan dan keteraturan setiap kali kita membuka email kita.
Bagaimana cara menerapkan Zero Inbox? Untuk awalan, hapus terlebih dulu semua email yang ada di inbox Anda. Atau jika Anda tidak berani melakukannya, buat folder/label khusus untuk mengarsipkan semua email lama Anda. Arsipkan semuanya ke dalam folder ini. Selanjutnya, gunakan aturan 5D untuk menangani email Anda.
Gunakan Aturan 5D
Gunakan aturan 5D untuk merespon setiap email yang masuk ke inbox Anda. Ini adalah 5 tindakan yang bisa Anda ambil terkait email yang masuk. Apa saja?
Do It (Kerjakan)
Jika hanya membutuhkan waktu kurang dari dua menit, kerjakan saja. Misalnya, ada tim Anda mengirimkan rancangan desain poster lewat email. Anda lihat sebentar dan Anda setuju. Maka, segera kirim respon “ok” — ini hanya memerlukan waktu kurang dari dua menit untuk mereview dan meresponnya.
Defer It (Tunda, Jadwalkan)
Bila ternyata membutuhkan waktu lebih dari dua menit, maka jangan langsung respon. Tundalah. Masukkan tugas ini ke to do list Anda, jadwalkan kapan Anda akan melakukannya. Catat di buku agenda Anda atau gunakan aplikasi bila Anda suka. Saya sendiri menggunakan aplikasi Todoist untuk mencatat tugas terkait email ini.
Delegate It (Delegasikan)
Bagaimana jika ternyata ada orang lain yang lebih cocok mengerjakan tugas di dalam email? Delegasikan. Alihdayakan pekerjaan ini ke orang lain yang lebih tepat.
Document It (Dokumentasikan)
Jika email yang Anda terima tidak memerlukan tindakan namun penting untuk disimpan atau sebagai referensi, maka simpanlah. Arsipkan. Email yang masuk dalam kategori ini misalnya: bukti transfer, tiket, voucher hotel, artikel penting.
Delete It (Hapus)
Bagaimana jika ternyata itu email yang tidak penting? Atau hanya perlu dibaca sekilas dan tidak layak disimpan? Hapus saja. Pastikan inbox Anda bersih.
Sederhana bukan? Tekan logo tepuk tangan (claps) jika Anda merasa artikel ini bermanfaat ya…
